Las ferias, exposiciones y encuentros profesionales siguen siendo uno de los mejores escenarios para presentar productos, conocer clientes potenciales, reforzar la relación con los actuales y tomar el pulso al sector. En pocos días se concentran en un mismo espacio compradores, proveedores, medios y competencia. Pero participar en una feria supone una inversión considerable de dinero y de tiempo, y no siempre se obtiene el retorno esperado.
La diferencia entre una feria rentable y una que solo deja cansancio está, casi siempre, en la preparación. En Cherry & Company ayudamos a empresas e instituciones a planificar su presencia en ferias y a dotarla del personal adecuado. Estas son nuestras recomendaciones.
Antes de la feria
Elige bien en qué feria participar
No todas las ferias sirven para todo. Antes de reservar espacio conviene analizar el perfil de los visitantes, el número de expositores, la trayectoria del certamen y si coincide con los objetivos de la empresa. Para las empresas canarias que buscan abrirse a otros mercados, ICEX España Exportación e Inversiones publica calendarios de ferias internacionales y programas de apoyo a la participación, y en el ámbito regional existen iniciativas de promoción exterior que conviene consultar.
Fija objetivos concretos
¿Cuántos contactos cualificados queremos conseguir? ¿Cuántas reuniones cerradas? ¿Queremos lanzar un producto, captar distribuidores o generar notoriedad? Unos objetivos claros permiten diseñar el estand, el mensaje y el trabajo del equipo, y después evaluar si la participación ha merecido la pena.
Diseña un estand que comunique
El estand es la tarjeta de presentación de la empresa durante la feria. Debe entenderse en tres segundos: quién eres, qué ofreces y por qué merece la pena acercarse. Algunas claves:
- Mensaje principal visible desde lejos, con pocas palabras.
- Espacio abierto que invite a entrar, sin mesas que funcionen como barrera.
- Zona para demostraciones o para probar el producto.
- Un pequeño espacio reservado para reuniones.
- Iluminación cuidada y materiales accesibles y legibles.
Comunica tu participación
Avisa a clientes y contactos de que estarás en la feria, indica el número de estand y, si es posible, concierta reuniones con antelación. Las redes sociales, el correo electrónico y la web son canales perfectos para generar expectación.
Prepara el material y la logística
Catálogos, tarjetas, muestras, material audiovisual, merchandising y formularios de contacto deben estar listos con tiempo. Si la feria se celebra en otra isla o fuera de Canarias, hay que añadir el transporte de material, los plazos de montaje que marca la organización y el alojamiento del equipo. Una lista de comprobación compartida evita olvidos de última hora, como cargadores, alargadores o el propio nombre de la empresa en el frontis del estand.
Durante la feria
El equipo es el estand
Un estand espectacular con un equipo desmotivado o mal informado no funciona. Las personas que atienden deben conocer a fondo la empresa y sus productos, saber a quién derivar cada consulta y mantener una actitud abierta y proactiva durante toda la jornada, que suele ser larga.
Muchas empresas refuerzan su equipo con personal especializado para ferias, congresos y exposiciones: azafatas y azafatos que reciben a los visitantes, ofrecen información, reparten material, gestionan el flujo de personas y liberan al equipo comercial para centrarse en las conversaciones de negocio. Explicamos esta figura en el papel de las azafatas y azafatos en un evento.
Atrae, no persigas
Las activaciones participativas (demostraciones en directo, degustaciones, juegos, pequeños talleres o charlas breves) atraen público de forma natural y crean una conversación más relajada que el abordaje directo en el pasillo. Es la lógica de las experiencias de marca aplicada al formato feria.
Registra cada contacto
Cada conversación interesante debe quedar registrada con los datos básicos, el interés detectado y el siguiente paso acordado. Un formulario sencillo en una tableta o un lector de acreditaciones evitan perder información entre montañas de tarjetas de visita. Recuerda informar del tratamiento de datos conforme a la normativa vigente.
Aprovecha el networking
Las ferias también son una oportunidad para conocer a otros expositores, posibles socios y proveedores. Reservar tiempo para recorrer el recinto, asistir a ponencias y participar en encuentros paralelos suele ser tan valioso como el trabajo en el estand.
Después de la feria
El verdadero retorno de una feria se juega en las semanas siguientes. Algunas acciones imprescindibles:
- Contactar con todos los leads en un plazo máximo de una semana, mientras el recuerdo está fresco.
- Clasificar los contactos según su interés y potencial.
- Compartir en redes y en la web lo mejor de la participación.
- Analizar los resultados frente a los objetivos: contactos, reuniones, ventas, coste por contacto.
- Recoger aprendizajes del equipo para mejorar la siguiente participación.
Una feria no termina cuando se apagan las luces del pabellón, sino cuando el último contacto recibe respuesta.
¿Y si organizas tú la feria?
Ayuntamientos, cabildos y asociaciones organizan a menudo sus propias ferias sectoriales, de oportunidades o de producto local. En estos casos el reto es doble: atraer expositores y atraer público. En Cherry & Company coordinamos este tipo de proyectos de principio a fin, desde la organización y producción hasta la comunicación y el personal. Si tienes una feria en mente, hablemos.